Раздаточные материалы на выставке

Екатерина Михайлова

Раздаточные материалы играют на выставке особую, очень важную роль. Если задачей дизайна выставочного стенда и работы команды стендистов являются в первую очередь привлечение и удержание внимания посетителей во время выставки, то листовки и буклеты должны обеспечить информационную поддержку вашей продукции после выставки.

На выставке посетителям необходимо собрать огромное количество информации в очень короткий промежуток времени. Не удивительно, что после выставки бывает трудно вспомнить, что было представлено на каких стендах, и о чем шли переговоры. Восстановить полную картину помогают раздаточные материалы, и поскольку более 80% посетителей принимают решение о покупке не во время выставки, а в течение примерно трех месяцев после ее окончания, их роль невозможно переоценить.

Информационный поток, обрушивающийся на посетителей во время выставки, имеет и обратную сторону: посетители получают больше раздаточных материалов, чем им необходимо. Поэтому эффективность раздаточных материалов напрямую зависит от их оформления и способа преподнесения.

Тип и количество раздаточных материалов определяется целями вашего участия в выставке и характером самой выставки. Как правило, всех посетителей выставки можно условно разделить на нецелевых, целевых массовых, целевых-специалистов и V.I.P.-персон, приглашенных вами для переговоров. Соответственно, к раздаточным материалам, следует подходить дифференцированно Необходимо определить, какие посетители и в каком количестве ожидаются на вашем стенде, и для каждой группы подготовить соответствующие раздаточные материалы.

1. Визитные карточки.
   • Каждый сотрудник стенда должен иметь достаточное количество именных визитных карточек — не меньше, чем общее количество посетителей данной выставки за прошлый год). Недопустимо использование «двухсторонних» карточек (одна сторона — русская, другая — английская).
   • Параллельно с именными карточками к выставке целесообразно сделать «визитную карточку фирмы», на которой вместо должности и имени сотрудника указываются основные направления деятельности вашего предприятия. Такая карточка удобна для раздачи нецелевым посетителям стенда, а также в ситуации, когда вы используете для работы на стенде наемный персонал.
2. Раздаточные материалы для целевых посетителей. Каждый целевой посетитель стенда должен получить комплект раздаточных материалов по интересующей его тематике. Какими должны быть ваши раздаточные материалы, чтобы они запомнились и были максимально удобны для посетителей?
   • CD-диск или печатные материалы?

     Изготовление CD-дисков зачастую дешевле, чем печать. Но, во-первых, далеко не всем пользователям удобно работать с дисками, во-вторых, нередко непосредственно во время контакта на стенде у посетителя может возникнуть ряд вопросов по раздаточным материалам. Поэтому в настоящее время печатные материалы представляются приоритетными.

   • Листовки, папка или буклет?

     Если вы представляете на стенде несколько групп товаров, целесообразно по каждому товару сделать отдельную листовку. В случае, если посетитель заинтересован только в определенном товаре, вам не придется отдавать ему полный буклет. Для ситуаций, когда посетителя интересует несколько групп товаров, необходимо иметь на стенде папки с фирменной символикой, в которые вы сможете подбирать листовки сообразно интересам посетителей. На каждой листовке обязательно должны быть размещены: название вашей фирмы, логотип и координаты для связи.

   • Нужно ли раздавать на выставках прайс-листы?

     Вопрос этот не случаен. Во-первых, на зарубежных и международных выставках раздавать прайс-листы не принято. Обычно чтобы получить прайс-лист, вы должны оставить свою визитку и заявку, а прайс-лист вам вышлют почтой после выставки. Во-вторых, выставочные прайс-листы нередко содержат специальные скидки и, соответственно, отличаются от стандартных. В-третьих, посетителями выставки нередко являются менеджеры среднего звена, задача которых — собрать максимум информации и передать ее руководству предприятия. В результате, руководство не видит реальную продукции, а имеет только ценовую гамму, и, вероятнее всего, будет принимать решение о покупке не с точки выбора качества продукции, а с точки зрения минимизации ее стоимости.

     Однако, на российских выставках принято раздавать прайс-листы. В первую очередь это связано с общим менталитетом посетителей, согласно которому отсутствие прайс-листа является признаком несерьезности фирмы и изменчивости ее ценовой политики. Поэтому прайс-листы должны быть представлены на стенде в достаточном количестве.

   • Как повысить эффективность раздаточных материалов на выставках?

     На выставке посетители получают больше раздаточных материалов, чем им необходимо, соответственно, примерно 30% этих листовок отправляются в мусорную корзину. Нередко туда же отправляются и полезные для посетителя материалы, причем только потому, что посетитель не может вспомнить, на каком стенде и зачем он их получил. Существует ряд специальных приемов для повышения эффективности раздаточных материалов:

     • Поскольку зрительные ассоциации являются одним из сильнейших свойств человеческого восприятия, важным аспектом является идентификация раздаточных материалов со стендом, на котором они были получены. Например, возможно размещение на раздаточных материалах фотографии или проекта вашего стенда или выполнение листовок в той же цветовой гамме, которая была использована на стенде, обязательно воспроизведение логотипа фирмы;
     • Существует также ряд психологических приемов, повышаемых значимость ваших раздаточных материалов в глазах посетителей. Во-первых, люди ценят собственные записи и пометки, и редко расстаются с ними, поэтому целесообразно оставлять на раздаточных материалах свободное поле, на котором посетитель сможет сам делать пометки в ходе разговора со стендистом. Во-вторых, целесообразно размещение на обратной стороне раздаточных материалов сведений, полезных для посетителей выставок (график проведения выставок, часовые пояса, расстояния между крупными городами, расписание движения поездов и самолетов).
3. Раздаточные материалы для V.I.P.-персон.

   Оптимальным вариантом материалов для приглашенных на переговоры V.I.P.-персон и представителей прессы является альбом, посвященный предприятию и включающий в себя не только информацию о представленной на выставке продукции, но и информацию об истории и перспективах развития предприятия, о социальных и культурных программах. Поскольку такой альбом — вещь достаточно дорогая, на выставке их не должно быть слишком много. Ориентировочное количество можно определить следующим образом:

   Количество альбомов = (количество СМИ, освещающих выставку + количество персон, приглашенных на переговоры) х 1,5.

   Для представителей средств массовой информации необходимо дополнительно к альбому подготовить пресс-релиз с информацией об участии в текущей выставке: представленные новинки и мероприятия, проводимые в рамках выставки.

4. Материалы для обработки и сопровождения выставочных контактов.

   Визитная карточка посетителя не даст всех необходимых ответов для качественного сопровождения перспективных выставочных контактов.

   Оперативное и продуманное сопровождение клиентов требует наличия качественной входящей информации, вам потребуется не только название фирмы и телефон посетителя, но и информация об области интересов, направлении деятельности, степени готовности совершить покупку.

   Многие предприятия готовят к выставке анкеты, но большинство посетителей из-за недостатка времени отказываются их заполнять. Поэтому анкеты или карточки посетителей должны заполняться сотрудниками стенда по ходу беседы с посетителями. Перед выставкой необходимо продумать вид карточки клиента. Желательно сделать карточки в виде отрывного блокнота с твердым основанием, размером не больше открытки, тогда стендисту будет удобно заполнять ее «на весу» по мере беседы с посетителем. Количество карточек может равняться общему количеству посетителей данной выставки за прошлый год.

Таким образом, хотя изготовление раздаточных материалов не является самой затратной статьей выставочного бюджета, их роль очень значима, и им необходимо уделить должное внимание. И, конечно, необходимо помнить о том, что известно каждому участнику выставок: если раздаточные материалы вдруг закончатся, то это случится в самый неподходящий момент.

Внимание!
Материал защищен Законом об авторском праве и смежных правах. Использование материала в коммерческих целях возможно только с разрешения автора!